BAŞARILI TOPLANTI
ÖNSÖZ
Bu kitap bir toplantıda nasıl en iyi şekilde hitap edileceğini; kendini savunmanın ve düşünüp konuşmanın temel kurallarını; bir toplantıya nasıl hazırlanılıp, bunun nasıl örgütlenip nasıl yürütüleceğini; kürsüden veya dinleyici sıralarından toplantıyı nasıl kazanacağınızı; basınla nasıl başa çıkacağınızı ve kamera karşısında nasıl davranacağınızı açıklıyor.
1.TOPLANTILARDA HİTAP
Ayakta Düşünmek:
Ayakta iken hakimsinizdir. Oturduğunuzda ise herkesle aynı seviyede.
Konuşmanızın başında, dinleyicilere ve kendinizi kontrol altına alın. Ayağa kalkmadan önce elbisenizi ve kravatınızı düzeltin., kalkınca da mikrofonunuzu. Başlamadan önce kendinize zaman tanıyın. Dinleyicilerin dikkatlerini toplamasını ve sessizleşmesini bekleyin, sonra konuşmaya başlayın.
Esas noktaları belirleyin ve her birini ayrı bir karta yazın. Konuşmalarını okuyarak yapanlar oldukça seyrek kazanırlar.
İlk ve son sözler en önemlileridir. Güvenin anahtarı, konunuzu ve dinleyicilerinizi bilmenizdedir. Dinleyiciniz sadece kişilere değil aynı zamanda o günkü ruh hallerine de bağlıdırlar.
Notlarınız koltuk değneği olarak değil yol göstericiler olarak kullanılmalıdır.
Dinleyicilerin ilgisini sıcak tutmak için, hızınızı ve konuşmanızın içeriğini ayarlayın. Siz konuşurken konuşmalarına izin vermeyin. Sesiniz duyulmuyorsa akustiğe göre sesinizi ayarlayın. Sesinizin gümbürdemesi hiç duyulmamasından daha iyidir. Toplantılara tekrar davet edilmek istiyorsanız hazırlanın ve ayakta düşünmeyi öğrenin.
İletişim:
İletişim Düşüncelerin aktarımıdır. İlk cümlenizle işe başlayın. Basit ve açık sözcükler kullanın. Basitlik içtenlik demektir.
Gözünüzü dinleyicinize dikin. Samimi olun ve gözün zihnin anahtar deliği olduğunu unutmayın.
Dolaysız olun. Edilgen değil etken cümleler kullanın. Gönül kırmayınız.
İletişim sürekli konuşmak değildir. Sesliği sağlamak üzere güvenli bir duraksama iyidir. Dinleyin ve öğrenin. Kafanızın çalışıyor olması, sonsuzu kadar konuşmanızı gerektirmez.
İnsafınıza kalmış bir dinleyici kitlesi bulduğunuzda, uzun monologlarınızdan
birine başlamayın.
İkna Etmenin Yolları:
Bunun için içtenlik zorunludur. Söylediğinize kendinizin inanıyor olması dinleyicilerinde size inanmasını sağlayacaktır.
Başkanlık kürsüsünde dolaysız konuşun.
Olduğundan az gösterme, içtenlik konusunda abartmadan çok daha iyi bir araçtır. Abartma her şeyi mahveder. Gülümseyin ama gülmeyin. Memnun etmek durumunda olduğunuz kişilere kaşı kırıcı olmayın. Dinleyiciler sizden hoşlanmalıdırlar. Bu durumda mesajınızı kabul edecekler ya da en azından reddederken kin duymayacaklardır.
Mesajınızı tekrarlayarak zihinlere kazıyınız. Sözcükler yerine ve durumuna göre özenle seçilmelidir. Tam olarak anlamadığınız sözcüklere karşı dikkatli olun. Soğuk kanlı, sakin ve kendinize özgü nüktedanlığınızla güler yüzlü olun ki aynısını göresiniz.
Konuşmacıya bakın ve o konuşurken konuşmayın.
Büyülü Duraksama:
Zamanlama başarılı olmanın anahtarı, duraksama da zamanlamanın sırrıdır. Kendinizi ve dinleyicinizi kontrol altına almadan konuşmaya başlamayın.
Konuşma aparken notlarınıza baktığınız sırada susun.
Konuşmanızın sonunda mesajınızı vurgulamalı ve dinleyicilerinize düşünmek için bir neden vermelidir.
Zaman: Düşmanınız
Zaman parlemantodan Camiiye adı konmamış düşmanınızdır. Sorularla araya girmelerine izin verin.
Formaliteleri azaltıp muzakere ve sorular için daha fazla zaman ayırabilirsiniz
Sıkılmalar görürseniz konuşmanızı sonuçlandırın ya da değişikliklerle renklendirin. Bir katılımcının tepkisini açığa çıkarın, diğerleri de havaya girecektir.
Konuşmayı çok erken bitirmekten çekinerek uzun konuşmalar yapmayın. Aynı süreye daha çok sözcük sıkıştırmak için hızlı konuşmayın
Mizah ve Nükte
Mizah iyi bir konuşmanın tuzu biberidir. En yi nükte, güncel, kendiliğinden ve tepkisel olanıdır. Sizden önceki konuşmaya gönderme yapınız. Nüktenizi gülmeden bir yolla belirtiniz. Başkalarıyla alaycı olmayınız
Durum sıkıcıysa ve nükte beklenmiyorsa, nükte o derece etkili olacaktır. Nükte başarısızsa bozulmayın
Gülmeyi İhmal Etmeyin
Kimse övgüyü tepmez.
Dilinizi kötü şakadan, dudaklarınızı da yalandan koruyunuz.
Öne Çıkmak
Yöntemlerinizi daha işin başında duyarlılık ve özenle şeçin.
Toplantıya bir telgraf veya mesaj göndermek, orada hazır bulunmaktan daha etkili olabilir; hele de bulunduğunuzda konuşma şansınız yoksa.
Kırıcı Olmak
Bu konuda ilk hedef onuru kırılmış insanın ve bunun nedeninin tespit edilmesidir. Kendinden az emin insanlar saldırgan olurlar. Size yapılan saldırı halinde vakarınızı koruyunuz. Özellikle suçsuz olduğunuz biliniyorsa suçu üzerinize alabilirsiniz.
İyi nükte kötü muameleye karşı en iyi yanıttır. Biri kendisinin bulunmadığı bir yerde söylediklerinizden incinirse ilk fırsatta yüz yüze ya da telefonla ona açıklayın.
Hata ve Özür
Özellikle konuşma yapılırken ve oturum yönetilirken hataların daha sık kabul edilmesi daha popüler ve güvenilirliğe vesile olur.
Soru ne kadar gülünçse bunu sahibinin yüzüne vurmamak o kadar önemlidir. Eğer birini utandırdıysanız diğerleri de benzer bir muameleye uğramaktan çekineceklerdir. Endişe sessizliğe yol açar. Sessizlik ise konuşma ve toplantıların ölümü demektir.
"Hata yapmanın güzelliği" der Oscar Wilde "tekrar yaptığınızda o hatayı tanıyabilmenizdir."
Araya Girenler ve Laf Atanlar
Zaferde cömert olmak, yenilgide cömert olmaktan çok daha hoştur. Muhaliflerinizin alaylarını kendilerine yansıtın, dinleyici sıraları düşmanlarla dolu değilse insanlar sizi tutacaktır.
Dinleyicilerin adalet duygularına seslenerek onları kendinize çekiniz. En iyi tepki toplantının türüne ve büyüklüğüne bağlıdır.
Asla duraksamaktan korkmayın. Sözünüzün kesilmiş olmasını kendi yararınıza kullanmaya bakın.
Konuşmacının Kontrol Listesi
1) Kim? Dinleyiciler kim?, Kaç kişiler? ve Nerede bulunuyorlar?
2) Onlar ne istiyorlar?
3) BENİM mesajım NE?
4) Bu mesajı en iyi NASIL aktarırım?
2.KURALLAR VE DÜZEN
Gündem
Bir toplantı için gündem, bir dağcı için harita neyse odur.
Gündemi saptamadan toplantıya başlamayın.
Gelmeyenlerin mazeretleriyle başlayın.
Bir toplantı ilerleye bilmek için geriye dayanmalıdır. Bir önceki toplantının tutanaklarını değerlendiriniz.
Gündemsiz hiçbir toplantı doyurucu olmaz. İyi bir gündem de esnek olmalıdır.
Çeşitli baskılar gündem hazırlamak için imkan vermiyorsa toplantıyı iptal etmek daha iyidir.
Tutanaklar
Soru 1: Tutanaklara ne girer?
Bazı toplantılarda her fikir ve öneri kaydedilir.
Kısalık, zarif sözün ruhu ve toplantı kayıtlarının hikmetidir.
Tutanaklar kararları, önergeleri ve uzlaşmaları içermelidir.
Soru 2: Ne zaman tutanak tutulur?
Mümkün olduğu kadar çabuk. Sabır çaresizliğin kılık değiştirip erdem haline gelmesi diye tarif edilir.
Telaş endişenin gözle görülür bir işaretidir.
Soru 3: Tutanakları kim kontrol eder?
Yanlış olmalarından kim sorumlu tutulacaksa o kişi kontrol eder.
Tutanak tutan kişi şefine tutanağı kontrol etme şansı vermelidir.
Soru 4: Tutanaklar kimlere verilir?
İçeriklerini bilmeye gereksinimi olanlara.
Soru 5: Tutanaklar nasıl düzeltilir?
Bu hangi sistemi kullandığınıza bağlıdır. Toplantı ne kadar büyükse katılımcılardan önerecekleri düzeltmeleri önceden bildirmelerini istemek o kadar büyük önem taşır. Öneriyi reddetme en son göz önüne alınmalıdır. Tutanakları yazacaksanız yanlış yapmamaya özen gösterin, aksi halde muhataplarınızın güvenini kaybederseniz.
Kurallar ve Usul:
Usuller bir toplantının belirli bir zamanda bitirilmesini şart koştuğu halde iş o süre içerisinde bitmemişse, toplantının devam edebilmesi için yürürlükteki usullerin askıya alınması zorunludur.
Usul ve Bilgilendirme Konuları
Düzen sağlanmak zorundadır.
Usul sorunları sık sık toplantıyı kesintiye uğratma ve geciktirme yöntemi olarak kötüye kullanılır. Böyle durumlarda başkanın biraz sertçe müdahalede bulunması gerekebilir. Toplantıyı kendi tarafınıza çekin.
Sakin olun. Kesin kararlar verin ve sonucun iyi olacağını umun.
İnsanları kişisel saldırılardan koruyunuz.
Kararlar Önergeler ve Değişiklikler
Bir önerge veya kararın usule uygun olması için gündeme alınması ve ona karşı çıkanların toplantıya katılıp muhalefet edebilmelerine sağlamak üzere uygun şekilde duyurulması gerekebilir.
Tartışma ne kadar şiddetliyse soğuk kanlılığınızı, sükunetinizi ve nüktedanlığınızı korumaya o kadar gereksinimiz olacaktır. Yapabiliyorsanız öneri ve değişiklikleri yasaklayın.
Başkanın toplantıdan önce veya sonra hangi noktalarda zayıf kaldığını düşünmesi iyi olur.
Oylama
Ayrılığı gidermenin en iyi yolu oylama yapmaktır.
Konu ne kadar önemli ve toplantı ne kadar büyükse gizli oylamaya ihtiyaç o kadar olasıdır. Toplantılar söz konusu olduğunda, geleneklerin gücüne aşırı bel bağlamamak gerekir.
Sonucu başkan duyurur.
Konuk Konuşmacılar
Doğru konukları davet etmek ve çok fazla konuk davet etmemek yerinde en iyi başarıdır. Bu onlara gerekli ilgi gösterebilmek için birinci kuraldır.
Teşekkür Konuşmaları
Pratikte bu iş genellikle, bir iyi niyet jesti olarak ya da gönül almak için hatırlı bir kişiye verilir.
Toplantıda bulunanlar adına teşekkür edin, kısa ve samimi bir havayla konuşun. Dinlediğiniz konuşmadan cümle ya da fikirler aktararak işe başlayın. Teşekkür konuşmasını asla kağıttan okumayın.
Konuşma fırsatını eleştiri veya saldırı için kullanmayın. Konuşmayı doruğuna ulaştırarak sözlerinizi bitirin.
Soru Zamanı:
İyi sorular sorup iyi yanıtlar veren büyük itibar kazanır.
Uzman konuşmacılar, kendilerine uygun geldiğinde sözlerinin kesilmesine izin verirler.
Konuşmanız ne kadar resmi, karmaşık veya sıkıcı bir konudaysa araya girmelere izin vermeye o kadar hazır olmalısınız.
Hazırlanın, davanızı bilin ve hatiplik zırhındaki çatlaklıklara dikkat edin.
3.KÜRSÜDE
Toplantıları Başkanlık Kürsüsünden kazanmak
Toplantılarda hedef kazanmaktır, bu da ciddi bir incelemeye layıktır. Toplantı ne kadar zorluysa, sabra gereksim o kadar fazladır.
Muhalefet zabt olunmassa...
Toplantıyı erteleyin
Tartışmayı bir komiteye aktarın
Dinleyicilerin arasına kendi görüşünüzü savunacak insanları serpiştirin.
Başkanlık koltuğundayken kazanmanın en son ve tek yolu hiç bir zaman kaybettiğinizi kabul etmemektir.
Toplantılara ilginçlik kazandırma başarıya vesile olur.
Toplantı Başkanı
Bir toplantıya başkanlık etmek, deneyimsiz olanlar için bir sınav, uzmanlar için meydan okuma, başarılı olanlar için ise bir zevktir.
Hazırlanmış olarak toplantıya geçilmelidir.
Geç gelenleri gülümseyerek karşılayın, sonra da orada bulunmalarının bir amacı olduğunu onlara hissettirin.
Mümkün olan her yerde katılımcılara adlarıyla hitap edin. Her biri ile kişisel ilişki kurun. Adil olun. Azınlıktakileri dinleyin. ve onları koruyun.
Bozgunculuk yapanların üstesinden en iyi şekilde dinleyicilerin kendisi gelir. Mümkün olduğunca kuralları uygulayın ve gündemden ayrılmamaya çalışın.
Kim Konuşacak
Başkanın gücünün en büyük kaynağı, kimin, ne zaman ve ne kadar konuşacağına karar verme hakkıdır.
Çok fazla ya da çok sık konuşanların, sıkıcı ve dayanılmaz konuşma yapanların söz alma talepleriyle uğraşırken, size akıllı bir körlük diliyorum.
Rakibinizin lafını ağzına tıkmak, tartışmanızın haksız yere aleyhinize dönmesine yolaçar.
Resmi toplantılarda daha kararlı olmanız gerekir.
Dinleyicilerin Katılımı
Dinleyicilerin ilgisini canlı tutmak, bütün toplantılarda başarının ön koşuludur.
Gerçek katılım, konuşmacının tema ve çeşitlemelerine her dinleyicinin kişisel ilgisini yönetmesi demektir.
Sessizlik ve dikkat sağlanmadıkça toplantı da başlamaz.
Hünerli bir başkan, kalabalık bir toplantıda bile içgüdüsel olarak dikkatsizliklerin, huzursuzlaşanları ve esneyenleri izler. Dinleyicilerin ilgisi asıl olarak konuşmanın içeriğiyle, söylemle ve müzakereyle sağlanır.
Sağlık
Eğer bir şikayetiniz varsa kendinize saklayın.
Eğer sorunuzun yanıtı hoşunuza gitmeyebilecekse sormayın.
Başkanın nezaketi kişisel ayrıntılara ilgi demektir. Ama bu ilgi ne kadar vakur olursa o kadar takdir edilir.
Hazırlıklar
Amacınızı kesin olarak belirlerseniz ona ulaşmanız mümkün olur.
Strateji ve taktiklerinizi güvendiğiniz çalışma arkadaşlarınızla tartışın. Sorununuzu paylaşın.
Rahatlık ve terleme sınırlarına dikkat etmek şartıyla, dinleyiciler ne kadar birbiriyle iç içe ise atmosfer o kadar sıcak ve konuşmacının işi o kadar kolay olur.
Toplantıdan önce kullanacağınız malzemelerin işler olmasına dikkat edin.
Konuşmanızla birlikte kullanacağınız dökümantasyon kesin, kalıcı ve ispatlanabilir bilgiler içermeli ve dikkatle tasarlanmış olmalıdır.
Görsel malzeme konuşmaya yardımcı olmalı, onun yerini almamalıdır.
Yerleşim yerinin planını yapınız.
Konuşmacılarınızı seçiniz, hazırlayınız ve yapacakları iş için eğitiniz.
Toplantılarınızı hazırlarken, Başkanın ve konuşmacıların size ihsan edilmiş kimseler olduğunu düşünmeyin. Katılımcılar geldiklerinde toplanacakları yeri hazır hale getiriniz.
İçecekler insanları rahatlatır ve birşeyler içebileceğini bilmek toplantıyı kısaltan mucizevi bir faktördür. Katılanların rahatını özen gösterin; size şükran duyacaklar ve onlar da size aynısını yapacaklardır.
Aşırı Hazırlanmanın Tehlikeleri
İyi planlanmış bir toplantı bir çok şeyin planlandığı gibi gitmeyeceği bir toplantıdır.
Fazla hazırlanmış bir konuşmacı, ortaya bir fırsat çıktığında ya da beklenmedik bir durumla karşılaştığında gereken tepkiyi gösteremez.
Başarılı konuşma yapmanın en önemli koşullarından biri göz kontağıdır. Oturma düzeni
Oturulacak yerler, zihni ve bedeni zinde tutacak şekilde, yeterli ve rahat olmalıdır.
Toplantı odası, toplantının rahat geçmesi için yeteri kadar büyük ama samimi bir atmosfer sağlayacak kadar da küçük olmalıdır.
"Ekme" Kültürü
İyi liderlerin izleyicilerinin güven ve bağlılığını kazanmış olmalarının nedeni, kamuoyu önünde sorumluluğu kabul etmeleridir.
Eğer lider sizseniz, fikirler, öneriler ve sorular ekin.
Başkanın Kontrol Listesi
Toplantı için gerekli düzenlemeleri gözden geçirmelisiniz.
Amacınız için en uygun yeri seçiniz.
Yerleşim düzenini iyice düşününüz ve ayarlayınız.
4.ÇEŞİTLİ TOPLANTILAR
Komiteler
Komiteler, konuların veya soruların "havale edildiği" toplantı veya guruplardır.
Genel olarak, komite ne kadar küçükse, aldığı sonuçlar o kadar iyi olur.
Müttefiklerinizi saptayınız.
Genel Toplantılar
Genel toplantılar geniş bir konular yelpazesiyle ilgilenir.
Toplantı ister genel olsun ister özel, katılımcılar uygun bir duyuruyla haberdar edilmelidir.
Yıllık Genel Kurul
Her ne şekilde olursa olsun, her bünye yılda bir kez kendi sağlığını kontrol etmelidir.
Zamanı, yeri ve işi göz önünde bulundurarak gündemi belirleyin ve ne gibi güçlüklerin ortaya çıkabileceğini düşünün.
Konferans ve Seminerler
Buluşma yeri: Konum, yerin durumu, odalar, maliyet ve hizmet verecek elemanların keyfiyet ve kemiyetleri.
Hazırlık: Elde etmek istediğiniz, konuşmacı sunucu, görsel malzeme ve doküman.
Pazarlar
Kararlar
Kontrol
Sergiler: Konferans bir sergiyle birlikte yapılıyorsa, sergiyi planlamak hazırlamak, düzenlemek, yönetmek ve sonra kaldırmak gerekir.
İzleme: Geride sonuçların izlenmesi. İstenilen sonuçlar elde edildi mi?
Kongreler
Toplantı ne kadar büyükse, ortaya çıkması beklenen sorunlar o kadar ağır olur.
Katılımcıların memnun olmasını istiyorsanız, program komitenize insanları sıkmayacak konuşmacılar seçmesi talimatını verin.
Hazırlık komitesinden sonra yürütme komitesini seçin. Kongre ne kadar büyükse, komite sistemi o kadar hassasiyetle hazırlanmalıdır.
Göz Güzelliğin Büyüsü
Bireylerle ilgilenirken, onlara sanki toplantıdaymışlar gibi davranmayın. İnsanları tanıyın nelerden hoşlanıp nelerden hoşlanmadığını bilin.
Toplantıların en büyüğünde bile, her dinleyici, konuşmacının kendisine hitap ettiğini hissetmelidir.
Yakındaki dinleyicilerin gözlerine bakın ve dinleyin.
Göz göze konuşmada kibarlığın yaşamda bir önemi vardır.
Görüşmede fikirlerin çift yönlü bir trafiği söz konusudur.
Yemekli Toplantılar
Eğer ziyafet tatmin ediciyse, toplantı büyük bir olasılıkla kazanılır.
Anlaşabileceklerinden kuşku duyduğunuz insanları ayrı oturtun.
Odayı doldurmaya gayret edin.
Kendinizi etkilemek istediğiniz önemli meslektaşlarınızın arasına yerleştirin.
Yemekli toplantıların zamanında sona ermesini dikkat edin.
5.GÖRSEL MALZEME VE İLGİLİ SANATLAR
Görsel Malzeme
Görsel araçlar, herhangi bir toplantıyı, verilmek istenen mesaja açıklık, renk ve kesinlik ekleyerek daha canlı hale getirebiliyor.
Görsel malzemenin amacı, konuşmacıların ve konuşmanın yerini alması değil onlara yardımcı olmasıdır.
Panoya yazı yazarken dinleyicilere arkanızı dönmeyin.
En iyi makine sessiz olanıdır.
Sunuş yaparken, tarzınızın, cazibenizin ve otoritenizin yerini tutabilecek hiçbir şey yoktur.
Notlara ihtiyaç duyabilirsiniz.
Notlarınızı kendiniz hazırlayın.
Tek bir nota çok fazla şey yazmayın.
Küçük ya da daktiloyla yazmayın
Konuşurken notlarınıza bakmayın ve onları okumayın.
Toplantı sonuçlandırmak bir sanattır.
Yazar : Greville JANNER
Yayınevi : Rota Yayınları
0 Yorum - Yorum Yaz
